Подготовка сметной документации к экспертизе начинается с цен. Для ресурсов, которых нет во ФГИС ЦС, цена обосновывается конъюнктурным анализом по Методике 421/пр. Предложения поставщиков собираются, приводятся к сопоставимому виду и оформляются так, чтобы эксперт мог проверить выбор без дополнительных запросов. Заказчики из Липецка и Липецкой области получают обоснования вместе со сметами в одном комплекте. Комплект обоснований формируется один раз и затем используется при ответах на замечания, поэтому к одному и тому же вопросу эксперту не приходится возвращаться дважды. Заказчик получает единый пакет, а не набор разрозненных приложений.
Затем проверяется, правильно ли применены ФСНБ-2022 и ресурсно-индексный метод. Сметчик смотрит на актуальность индексов, уровень цен, соответствие расценок составу работ и порядок начислений. Ошибки на этом шаге дают больше всего замечаний, а исправить их до подачи гораздо проще, чем после получения письма от эксперта. Отдельно просматриваются индексы и цены, которые меняются со временем: устаревший индекс или цена на другую дату сдвигают сумму во всей смете. Такие места сметчик выписывает списком и исправляет в первую очередь, потому что от них зависят остальные итоги.
Проверяется и комплектность. В пакет входят сводный сметный расчёт, объектные и локальные сметы, пояснительная записка, ведомости объёмов и обоснования цен. Недостающий документ выявляется заранее, и его подготовка включается в план работ. Сметы при этом сверяются с проектом: у каждого проектного решения есть объём и расценка, а лишних позиций нет. Если часть документов ещё не готова, это не мешает начать работу: сметчик составляет перечень недостающих материалов и передаёт его заказчику и проектировщику. Так подготовка идёт параллельно с проектированием и не откладывается на последний день перед подачей.
Результат экспертизы зависит от эксперта и от самого проекта, и повлиять на него полностью нельзя. Задача подготовки скромнее и определённее: убрать предсказуемые замечания до подачи, чтобы эксперт не возвращал документы по причинам, которые были видны заранее. Что останется спорным, станет ясно только в ходе рассмотрения. Заказчику важно понимать эту границу заранее. Подготовка не заменяет решения эксперта и не обещает определённого результата. Она уменьшает число замечаний, вызванных ошибками в смете, и оставляет эксперту только содержательные вопросы по проекту.
После подачи ведётся реестр замечаний. В нём записано, что получено, что исправлено, что снято и какие вопросы требуют решения проектировщика. Реестр позволяет заказчику в любой момент увидеть состояние работы и понять, где нужна его реакция. Так замечания не теряются между сметчиком, проектировщиком и экспертом. Реестр ведёт один сметчик, поэтому ответы на повторяющиеся замечания согласованы между собой. Закрытые вопросы не поднимаются заново, а открытые видны с указанием, кто должен принять решение и какой документ для этого нужен.